Relatório, como se percebe pelo dicionário, é sinônimo de relato. Trata-se de uma narração do que se passou, do que foi observado. Neste sentido, é o contrário do projeto, que fala do que ainda será, que propõe um plano de trabalho para o futuro. O relatório se debruça sobre o passado e menciona o que aconteceu.
Dessa forma, relatório é a exposição escrita na qual se descrevem fatos verificados mediante pesquisas ou se historia a execução de serviços ou de experiências, através de uma linguagem especial, narrando, descrevendo e dissertando. Deve ter ordem lógica de modo a auxiliar o raciocínio do leitor e levá-lo à leitura sem tropeços nem embaraços. É, geralmente, acompanhado de documentos demonstrativos, tais como: tabelas, gráficos, dados estatísticos, textos complementares, fotografias e outros.
Um relatório deve ser redigido de forma impessoal, num tempo verbal passado e indicar com clareza todo o desenvolvimento do trabalho: todas as observações, conclusões e críticas.
Ressalta-se que a impessoalidade contribui grandemente para a objetividade do trabalho. O emprego do pronome “se” é o mais adequado para mantê-la: “procedeu-se”; “buscou-se tal coisa”; “realizou-se...”, etc. Outro recurso na redação consiste em usar formas como “tal informação foi obtida”; “ o procedimento adotado”, entre outros. Expressões como “o meu trabalho”; “eu acho”; “eu penso”; “em minha opinião” etc., devem ser evitadas, por apresentarem conotação de subjetividade. Usa-se de preferência “este trabalho”; “no presente trabalho”.
Sendo assim, deve-se empregar linguagem objetiva, denotativa, isto é, cada palavra no seu sentido próprio, referencial sem dar margens a outras interpretações ou ambiguidades. Aconselha-se o uso de frases curtas e claras, na ordem direta, com vocabulário adequado,. Por isso, devem ser evitados os períodos longos, as palavras inúteis, os detalhes desnecessários, os adjetivos solenes e pomposos.
É muito importante saber, também, que, para se evitarem as lacunas e falhas no pensamento, usam-se palavras ou frases de transição e referência. Nestas frases, selecionam,-se palavras que mostrem a relação entre as idéias que se deseja unir. Palavras como entretanto, portanto, finalmente, estabelecem um tipo de relação definida. Se empregadas oportunamente, dão coerência ao texto; se empregadas exageradamente, a redação perde sua ênfase.Assim, as palavras e frases de transição e referência servem de orientação entre as novas idéias e as já expostas em parágrafos anteriores.
Em suma, deve-se contemplar no relatório o público-alvo (perfil), a situação-problema e/ou atividade trabalhada, as metodologias utilizadas, as possíveis soluções e os resultados obtidos (facilidades e dificuldades). E, por último, a observação final sobre todo o processo realizado no “Avançando na prática” ou na “Transposição Didática”.